10 conseils faciles pour éviter l'inventaire négatif dans NetSuite

Introduction

L’inventaire négatif dans NetSuite est quelque chose que nous voyons malheureusement encore et encore. Il semble que, peu importe à quel point vous êtes vigilant, vous vous retrouvez toujours avec un inventaire négatif. Je sais à quel point cela peut être frustrant.

L’inventaire négatif survient lorsque NetSuite indique que vous n’avez pas un article en stock (quantité en main) pour lequel une vente a été créée. En d’autres termes, les données dans NetSuite montrent que, pour un article particulier, l’inventaire (quantité en main) est inférieur à zéro.

Les bonnes pratiques dictent que vous devriez éviter de vendre un article dont le stock en main est inférieur ou égal à zéro.

Mais des erreurs se produisent, des transactions de vente sont créées et vos chiffres se retrouvent déséquilibrés.

Lorsque l’inventaire est négatif, NetSuite a du mal à calculer le coût de l’article sur toute transaction de vente contenant cet article, ce qui peut entraîner des rapports faussés et des données d’inventaire incorrectes.

Dans cet article, nous couvrirons 10 conseils faciles pour éviter un inventaire négatif dans NetSuite, afin que vous puissiez maximiser l’efficacité, réduire les problèmes de gestion des stocks et diminuer le temps et les efforts consacrés à la résolution des problèmes après leur apparition.

Gardons votre inventaire positif afin que vous puissiez vous concentrer sur ce qui compte vraiment : vos clients.

Pourquoi l’inventaire négatif dans NetSuite est-il important?

Lorsque l’inventaire dans NetSuite est négatif, les informations de coût au moment de la vente sont déplacées à une autre date. Il est extrêmement important de comprendre cela.

Lorsque l’inventaire dans NetSuite est négatif, le coût estimé est calculé sur la base du dernier coût connu lorsque l’article était en stock.

Cela ne semble pas si mal, mais croyez-nous quand nous disons que cela peut l’être.

Le 5 février, un bon de commande est reçu pour 10 widgets à 10 $ chacun (10 $ x 10 = 100 $). NetSuite saisit un ajustement de 50 $ pour corriger le prix d’achat des widgets.

Voyez-vous maintenant comment cela pourrait affecter l’évaluation de votre inventaire et tous les rapports financiers qui en découlent ? C’est bien ce que je pensais.

De plus, l’impact de cet ajustement peut être réparti sur plusieurs périodes. Dans ce cas, nous avons une vente dans la période de janvier et une réception dans la période de février. Ainsi, l’ajustement se trouve dans la période de février. Cela faussera les rapports financiers et vous obtiendrez des résultats inexacts.

Si vous prenez en compte les deux périodes ensemble, tout s’équilibrera. Mais si vous regardez les rapports de janvier ou de février séparément, il y aura des écarts.

Remarque : Si un article n’a pas d’historique d’achat, le COGS sera de 0 $ !

Avec un inventaire négatif dans NetSuite, vos données ne sont pas précises et vos dossiers risquent fort de faire sourciller les auditeurs.

10 conseils faciles pour éviter un inventaire négatif dans NetSuite

Pour éviter un inventaire négatif dans NetSuite, la meilleure chose à faire est de cartographier vos processus de gestion des stocks pour identifier les points de préoccupation.

Voici 10 conseils faciles qui peuvent vous aider une fois cela fait :

• Créez un avertissement pour un article qui n’est pas en stock lors de la saisie d’une transaction de vente.
• Créez des Réceptions d’articles lorsqu’ils sont effectivement reçus.
• Lors de la création de Réceptions, d’articles, la date saisie doit être la date de réception des marchandises. Pas la date de saisie de la transaction.
• Créez des Commandes clients comme transactions de vente (au lieu de Factures ou Ventes comptant).
• Créez des Exécutions d’articles lorsque les marchandises sont effectivement livrées.
• Lors de la création des Exécutions d’articles, la date saisie doit être la date de livraison des marchandises. Pas la date de saisie de la transaction.
• Réglez la préférence « Exécuter en fonction de l’engagement » sur Limiter à l’engagement (à utiliser avec les Commandes clients).
• Évitez de saisir des transactions autonomes (Factures & Ventes comptant).
• Utilisez la préférence Avertissements de niveaux d’inventaire (vous pouvez la configurer en allant dans Accueil -> Paramètres -> Définir les préférences -> Transactions -> Avertissements de niveaux d’inventaire).
• Effectuez un comptage physique de votre inventaire régulièrement et comparez-le aux niveaux d’inventaire dans NetSuite. Ajustez si nécessaire (essayez de retracer dans NetSuite ce qui a mal tourné au lieu de créer des ajustements d’inventaire ).
• Utilisez la page Révision des inventaires négatifs pour identifier les articles d’inventaire négatifs (vous pouvez y accéder en allant dans Transactions -> Inventaire -> Révision des inventaires négatifs).

Conclusion

Peut-être avez-vous été victime d’un inventaire négatif dans NetSuite et n’avez pas réussi à mettre en place une stratégie efficace de gestion des stocks. Essayez ces conseils, ils sont un excellent point de départ pour reprendre le contrôle de votre inventaire. C’est ce qu’on appelle avoir des mesures préventives en place pour atténuer l’inventaire négatif dans NetSuite. Commencez à faire fonctionner votre inventaire pour vous, et non l’inverse !