Limiter l'Accès aux Filiales de Transactions dans NetSuite

Limiter l'accès aux filiales pour les transactions dans NetSuite est quelque chose qui va forcément surgir lors de la configuration de OneWorld, et plus vous en savez sur son fonctionnement, mieux vous serez en mesure de gérer NetSuite. Limiter l'accès aux filiales pour les transactions est utilisé pour restreindre l'accès à des informations pour des rôles spécifiques lors de la configuration de OneWorld.

Bienvenue dans OneWorld! Vous commencez à configurer votre compte et à créer les différents rôles nécessaires dans votre organisation. Tout semble bien se passer, mais vous remarquez qu’un rôle spécifique que vous avez créé (par exemple : rôle ABC) semble pouvoir créer des transactions non seulement pour la filiale principale, mais aussi pour les filiales enfants. Que se passe-t-il? L’objectif du rôle ABC était de ne donner accès qu’à la filiale principale à l’utilisateur. Comment se fait-il que ce rôle puisse créer des transactions avec d'autres filiales?

Options pour limiter l'accès aux filiales pour les transactions dans NetSuite

Accès basé sur le rôle

Eh bien, dans le cas décrit ci-dessus, il est très probable que le rôle ait reçu l'accès « Tout » dans la sélection par bouton radio « Filiale accessible », comme illustré ci-dessous :

Comme vous pouvez le voir ci-dessus, il y a 4 options à sélectionner lors de la création d’un rôle dans NetSuite.

1. Tout : Accorde au rôle l'accès à toutes les filiales, y compris les filiales inactives.
2. Actif : Accorde au rôle l'accès uniquement aux filiales actives.
3. Filiale de l'utilisateur : Restreint l’accès du rôle uniquement à la filiale de l’utilisateur. Lorsque les utilisateurs se connectent avec ce rôle, ils ne peuvent accéder qu'à leur propre filiale. La filiale de l’utilisateur est définie dans la fiche de l'employé.
4. Sélectionné : Vous sélectionnez les filiales auxquelles vous souhaitez restreindre l’accès du rôle. Lorsque vous choisissez “Sélectionné”, vous devez sélectionner les filiales dans une liste générée automatiquement de toutes les filiales actives et inactives. Vous devez sélectionner au moins une filiale.

Quelle option devrais-je utiliser ?

Lorsque vous accordez la permission “Tout” , procédez avec prudence. Cette option est généralement réservée aux rôles de type administrateur qui ont besoin d’une vue d'ensemble sur toutes les données consolidées et requiert une grande liberté dans NetSuite.

Lorsque vous accordez la permission “Actif”, c'est essentiellement la même permission que “Tout”, sauf qu'elle n'inclut pas les filiales inactives. Ce rôle peut être utile s'il y a un rôle de type superviseur qui n’a pas besoin de voir les transactions historiques (par exemple une filiale qui a été désactivée mais qui contient encore des données).

Lorsque vous accordez la permission “Filiale de l'utilisateur”, elle tire la filiale de l’enregistrement de l’employé. C'est la méthode la plus courante pour configurer un rôle, car vous pouvez ensuite gérer la filiale à laquelle l’employé appartient directement dans son enregistrement. Cela pourrait potentiellement faciliter la maintenance selon le cas d'utilisation.

Lorsque vous accordez la permission “Sélectionné”, c'est un rôle qui a accès à un sous-ensemble spécifique de filiales. Cette méthode pourrait également faciliter la maintenance, car vous pourriez modifier l'accès d'un rôle spécifique en un seul endroit tout en affectant plusieurs utilisateurs utilisant ce rôle.

Visualisation inter-filiales

Mention spéciale pour la permission "Permettre la visualisation des enregistrements inter-filiales", qui permet aux utilisateurs connectés avec ce rôle de voir, mais pas de modifier, les enregistrements des filiales auxquelles le rôle n’a pas accès.