Vous avez débloqué une consultation gratuite avec Nicolas Bean, PDG de HouseBlend et ancien olympien.
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La version 2025 Release 1 de NetSuite a introduit une percée majeure pour les achats indirects : SuiteProcurement. Cette nouvelle fonctionnalité aide les entreprises à suivre et contrôler chaque achat, de la demande au paiement, tout en simplifiant l’ensemble du processus d’approvisionnement cfotech.com.au. En termes simples, SuiteProcurement permet à vos employés d’acheter des biens (comme des fournitures de bureau ou de l’équipement informatique) directement à partir de sites Web de fournisseurs approuvés (par exemple, Amazon Business ou Staples) dans NetSuite, puis gère automatiquement les demandes d’achat, les approbations, les bons de commande et même le suivi budgétaire. Le résultat est un processus d’approvisionnement plus efficace et conforme, avec moins de travail manuel. Dans ce guide étape par étape, nous verrons comment configurer et utiliser SuiteProcurement – de la configuration des catalogues fournisseurs et des approbations à l’automatisation des bons de commande et à l’application des contrôles budgétaires – le tout de manière conviviale pour les administrateurs et développeurs NetSuite. C’est parti !
Avant de pouvoir utiliser SuiteProcurement, vous devez l’activer et le configurer dans votre compte NetSuite :
Avec ces étapes terminées, vous avez essentiellement mis en place l’infrastructure de base de SuiteProcurement. En résumé, vous avez activé la fonctionnalité, connecté le réseau Oracle Business Network et ajouté les catalogues de vos fournisseurs préférés. NetSuite est maintenant prêt à permettre à vos utilisateurs d’acheter directement auprès de ces fournisseurs approuvés.
Une fois l’arrière-plan prêt, vos employés peuvent commencer à faire des demandes d’achat via SuiteProcurement. Ce qui rend cet outil remarquable, c’est sa simplicité et sa convivialité pour les utilisateurs finaux – cela ressemble presque à du magasinage en ligne classique, mais avec toutes les règles d’approbation et les contrôles budgétaires de votre entreprise intégrés.
Le portlet “Boutiques” de SuiteProcurement dans le Centre des employés de NetSuite affiche les catalogues des fournisseurs connectés (p. ex. Staples et Amazon Business) à partir desquels les utilisateurs peuvent magasiner.
Achats des employés via NetSuite : Pour initier un achat, un employé (utilisant le rôle Centre des employés ou un rôle similaire) peut ajouter le portlet Boutiques SuiteProcurement à son tableau de bord NetSuite docs.oracle.com. Ce portlet affichera des tuiles ou des liens pour chaque fournisseur connecté (par exemple, un logo Amazon Business et un logo Staples, comme illustré ci-dessus). Le processus se déroule ainsi :
Routage automatique des approbations : SuiteProcurement prend la demande d’achat et la transmet automatiquement au(x) approbateur(s) approprié(s) dans votre organisation. NetSuite utilisera vos règles d’approbation prédéfinies pour déterminer qui doit approuver la demande netsuite.com. Par exemple, vous pouvez avoir une règle stipulant que tout achat de plus de 1 000 $ doit être approuvé par le chef de département, ou que les demandes d’équipement informatique doivent être envoyées au responsable informatique. Les flux de travail SuiteApproval de NetSuite (ou SuiteFlow personnalisés si vous le préférez) peuvent gérer des approbations à plusieurs niveaux selon le montant, le département, l’emplacement, la catégorie d’article, etc. De cette manière, SuiteProcurement assure la conformité à vos politiques d’approbation en empêchant toute commande de passer sans les validations nécessaires emphorasoft.com.
En résumé, SuiteProcurement simplifie les demandes d’achat en les rendant aussi simples qu’un achat en ligne pour les employés, tout en intégrant votre flux d’approbation pour que rien ne passe entre les mailles du filet. Chaque demande est enregistrée et nécessite une approbation adéquate, garantissant ainsi transparence et contrôle.
Une fois qu’une demande d’achat est approuvée, SuiteProcurement prend le relais pour générer automatiquement le bon de commande et gérer le reste du cycle d’approvisionnement. C’est là que la magie opère – transformer une demande approuvée en commande réelle auprès du fournisseur, sans que votre équipe des achats ait à créer les bons manuellement ou à envoyer des courriels ou des télécopies.
Création automatique de bon de commande : Dès qu’une demande d’achat reçoit l’approbation finale dans NetSuite, SuiteProcurement crée automatiquement un enregistrement de bon de commande (PO) dans NetSuite et transmet même ce bon au fournisseur par voie électronique zastro.com. Le fournisseur (Amazon, Staples, etc.) reçoit les détails officiels du bon de commande via l’intégration avec Oracle Business Network. Dans l’enregistrement du bon de commande dans NetSuite, vous verrez un indicateur précisant qu’il s’agit d’une transaction SuiteProcurement et si elle a été soumise au fournisseur docs.oracle.com. En général, tout cela se produit en quelques secondes après l’approbation. NetSuite dit essentiellement : “D’accord, l’achat est autorisé – procédons maintenant à la commande officielle auprès du fournisseur.”
Fini le traitement manuel des bons de commande : Pour le service des achats, c’est un gain de temps énorme. Vous n’avez plus besoin de copier manuellement la demande dans un formulaire de bon de commande ou de retourner sur le site du fournisseur pour passer la commande – tout est fait automatiquement. SuiteProcurement veille à ce que le bon de commande contienne tous les bons renseignements (informations sur le fournisseur, articles, quantités, prix, adresse de livraison, etc., tels que saisis à partir du panier initial). Il s’occupe même de l’envoi du bon de commande au fournisseur via OBN automatiquement docs.oracle.com. Si, pour une raison quelconque, la soumission électronique échoue (par exemple, en raison d’un problème de connexion ou d’informations manquantes), NetSuite en avisera l’administrateur et le demandeur afin que vous puissiez corriger l’erreur et renvoyer la demande docs.oracle.com. Dans la plupart des cas, tout se passe sans accroc : le système du fournisseur reçoit votre bon de commande et commence le traitement de la commande de son côté.
Suivi de commande de bout en bout : Une fois le bon de commande envoyé, SuiteProcurement continue de simplifier les étapes de traitement et de paiement de la commande :
Illustrons cela avec un scénario concret : supposons que le directeur marketing ait approuvé la demande d’ordinateurs portables sur Amazon Business. NetSuite crée immédiatement un bon de commande à destination d’Amazon Business pour ces portables et l’envoie. Le système d’Amazon le reçoit et, peu après, envoie une confirmation de commande avec une date de livraison estimée. Deux jours plus tard, Amazon expédie les ordinateurs portables et envoie un avis d’expédition avec un numéro de suivi – ces informations sont automatiquement enregistrées dans le bon de commande NetSuite. Lorsque les portables arrivent, le technicien TI les marque comme reçus dans NetSuite. Amazon émet ensuite une facture (facture fournisseur), qui est intégrée à NetSuite en faisant référence au bon de commande. Le commis aux comptes fournisseurs voit la facture dans NetSuite, vérifie que tout correspond au bon de commande et au reçu (ce qui est le cas), puis programme le paiement. Chaque étape – demande, approbation, bon de commande, réception et facture – a été gérée dans un flux de travail unifié dans NetSuite, avec une intervention manuelle minimale. SuiteProcurement a assuré une visibilité et une automatisation complètes du début à la fin netsuite.com.
Astuce : Il est recommandé de revoir le bon de commande dans NetSuite avant qu’il ne soit envoyé au fournisseur, surtout au début de l’adoption de SuiteProcurement. Le système vous permet de consulter le bon de commande créé automatiquement (qui est à l’état En attente d’approbation jusqu’à la validation finale). Vous pouvez même y ajouter des articles supplémentaires si nécessaire, en effectuant un nouveau punchout via le bouton « Aller au site du partenaire commercial » sur le formulaire de bon de commande (disponible tant que le bon est en attente d’approbation) docs.oracle.com. Cette flexibilité est utile si le demandeur a oublié un article – l’acheteur peut modifier la demande avant de l’approuver et de l’envoyer. Une fois le bon de commande approuvé et transmis au fournisseur, il devient en lecture seule et ne peut plus être modifié docs.oracle.com.
En résumé, après les approbations, SuiteProcurement automatise la création et l’envoi des bons de commande. Il évite à votre équipe de saisir les bons manuellement, tient les fournisseurs informés instantanément et regroupe tous les documents associés (confirmations, expéditions, factures) au même endroit. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de réduire les erreurs et de s’assurer qu’aucune étape ne soit oubliée durant le traitement des commandes.
L’un des grands avantages de gérer les achats dans NetSuite est la possibilité d’imposer des contrôles budgétaires et de maintenir la conformité financière. SuiteProcurement vous aide en ce sens en reliant chaque achat à vos données budgétaires et à vos plafonds de dépenses.
Suivi budgétaire automatique : Chaque demande d’achat et bon de commande créés via SuiteProcurement est codé avec les informations comptables appropriées – telles que le compte de charges, le département, la classe et l’emplacement – en fonction de la configuration de vos articles et catégories. Le système peut automatiquement imputer les achats aux bons comptes du grand livre, garantissant que la dépense est enregistrée dans la bonne catégorie budgétaire netsuite.com. Cela signifie que si votre équipe marketing dispose d’un budget annuel pour les fournitures, la nouvelle commande Staples pour des chaises de bureau sera enregistrée (par exemple) dans le compte de charges « Fournitures de bureau – Marketing » et apparaîtra dans les rapports budgétaires de NetSuite. Comme tout est automatisé, vous évitez les erreurs telles que le mauvais classement d’une dépense ; tous ceux qui achètent via SuiteProcurement utilisent par défaut les bons comptes et départements que vous avez configurés.
Application des limites de dépenses : NetSuite vous permet déjà de définir des plafonds d’approbation pour les employés (par exemple, un gestionnaire peut approuver des achats jusqu’à 5 000 $, tout montant supérieur est dirigé vers un directeur). SuiteProcurement respecte ces règles afin d’éviter tout dépassement non autorisé – une demande dépassant la limite d’un employé sera automatiquement acheminée vers un niveau d’approbation supérieur, comme décrit à l’étape 2. De plus, vous pouvez avoir des politiques internes telles que « Seules certaines personnes peuvent commander de l’équipement informatique » ou « Les commandes de fournitures de bureau ne doivent pas dépasser X $ par mois et par département ». Vous pouvez configurer ces règles via les flux d’approbation de NetSuite ou même des recherches enregistrées simples pour signaler des dépenses inhabituelles. SuiteProcurement fournit les données et points de contrôle nécessaires pour faire respecter ces politiques ; puisque tous les achats indirects passent par ce système, les dépenses hors processus ou non autorisées sont réduites. En fait, l’un des objectifs de SuiteProcurement est d’éliminer les dépenses indépendantes en orientant les employés vers des fournisseurs approuvés et des flux de travail prédéfinis netsuite.com.
Validation budgétaire : Si votre organisation utilise les fonctionnalités budgétaires de NetSuite, vous pouvez aller encore plus loin en matière de conformité en activant l’outil Engagements de dépenses et validation budgétaire (une fonctionnalité ou SuiteApp activable dans NetSuite). Cet outil permet de vérifier une demande d’achat ou un bon de commande par rapport au budget disponible pour le compte ou le département concerné avant d’autoriser la suite du processus netsuite.com. Par exemple, s’il ne reste que 1 000 $ dans le budget Voyages du T2 et qu’un employé tente de faire une demande de 5 000 $ via SuiteProcurement, le système peut alerter l’approbateur ou même bloquer la transaction, sauf en cas d’autorisation exceptionnelle. SuiteProcurement est entièrement compatible avec cette fonctionnalité, puisque les demandes d’achat et bons de commande sont précisément les transactions analysées par la validation budgétaire. En d’autres termes, vous pouvez faire respecter des limites budgétaires strictes pour éviter d’approuver des dépenses non prévues au budget.
Les documents de la version 2025.1 de NetSuite soulignent que SuiteProcurement favorise des achats plus conformes en suivant les dépenses et en appliquant les politiques emphorasoft.com. Cette conformité s’étend aux budgets. Toutes les dépenses sont visibles en temps réel pour l’équipe financière, ce qui permet un meilleur contrôle. Vous pouvez exécuter vos rapports standards Budget vs Réel et voir l’impact de toutes ces commandes Amazon et Staples sur chaque catégorie budgétaire. Comme SuiteProcurement réduit les saisies manuelles, vos rapports sont plus à jour et plus précis.
En résumé, SuiteProcurement renforce le contrôle budgétaire en intégrant les achats à votre cadre financier. Il applique les règles de dépenses grâce aux flux d’approbation et vous offre les outils nécessaires pour éviter les dépassements. Tous les achats indirects sont pris en compte, ce qui facilite le respect des budgets et la conformité aux politiques internes ainsi qu’aux exigences d’audit. Fini les dépenses surprises – tout est suivi.
SuiteProcurement n’est pas une application autonome – il est entièrement intégré à NetSuite, ce qui est une excellente nouvelle pour les administrateurs et développeurs souhaitant un système fluide. Il est conçu pour s’intégrer à vos flux d’approvisionnement, d’approbation et financiers existants, afin que vous n’ayez pas à tout réinventer. Parlons maintenant de la manière d’intégrer SuiteProcurement à ce que vous utilisez déjà :
Intégré à la plateforme NetSuite : Comme SuiteProcurement fonctionne à l’intérieur de NetSuite, tous ses enregistrements (demandes d’achat, bons de commande, réceptions d’articles, factures fournisseurs) sont des transactions standard de NetSuite, avec une spécificité SuiteProcurement. Cela signifie que des fonctionnalités comme SuiteFlow (moteur de workflow), les recherches enregistrées et SuiteAnalytics fonctionnent avec les transactions SuiteProcurement comme avec n’importe quelles autres. Si vous avez déjà un flux d’approbation personnalisé pour les bons de commande, vous pouvez l’adapter pour qu’il s’applique aux demandes d’achat de SuiteProcurement ou utiliser le routage d’approbation intégré. Vous pouvez aussi personnaliser les formulaires, ajouter des champs ou développer des scripts si nécessaire (mais soyez prudent avec les modifications du formulaire de bon de commande fourni, comme précisé dans la documentation docs.oracle.com). En résumé, SuiteProcurement s’intègre parfaitement à l’écosystème NetSuite, en tirant parti des rôles, des permissions et des processus que vous connaissez déjà cfotech.com.au.
Rôles et permissions : Vos employés utiliseront principalement le rôle Centre des employés pour accéder à SuiteProcurement, et les approbateurs pourront utiliser leurs rôles habituels pour approuver les demandes (il existe également un rôle spécialisé « Voir et approuver » introduit en 2025 pour un accès simplifié). En tant qu’administrateur, assurez-vous que les rôles concernés ont les autorisations nécessaires pour accéder aux enregistrements et portlets SuiteProcurement. (Le centre d’aide de NetSuite fournit une liste des permissions requises pour les enregistrements personnalisés dans les rôles personnalisés docs.oracle.com – par exemple, l’accès au portlet « Boutiques SuiteProcurement »). En résumé, intégrer SuiteProcurement à vos rôles utilisateurs est simple : les employés ont besoin d’un accès pour initier des demandes, les gestionnaires doivent pouvoir les approuver, et les administrateurs doivent avoir un accès complet pour configurer et superviser le processus.
Intégration aux flux d’approbation : Si votre entreprise utilisait déjà un processus d’approbation pour les bons de commande ou les demandes de dépenses, déterminez où SuiteProcurement s’intègre. De nombreuses entreprises choisissent de considérer la demande d’achat SuiteProcurement comme le point d’approbation, puis laissent le bon de commande s’envoyer automatiquement sans intervention supplémentaire (puisqu’il est déjà approuvé). Si vous aviez auparavant une approbation sur les bons de commande, vous pouvez la désactiver pour les bons générés par SuiteProcurement afin d’éviter les doubles validations. À l’inverse, si vous souhaitez un contrôle supplémentaire, vous pouvez encore exiger une approbation finale sur le bon – mais cela risque de ralentir les avantages de l’automatisation. L’avantage, c’est que le moteur de workflow de NetSuite vous donne la flexibilité d’agir dans un sens ou dans l’autre. La recommandation par défaut du système est d’utiliser l’approbation de la demande comme point de contrôle (puisqu’une demande et un bon peuvent être liés un à un). SuiteProcurement prend entièrement en charge les workflows d’approbation personnalisés selon vos besoins cfotech.com.au – vous pouvez donc conserver votre hiérarchie actuelle ou l’adapter au besoin.
Intégration aux flux de validation budgétaire : Comme mentionné précédemment, si vous avez des vérifications budgétaires ou des approbations conditionnelles au respect du budget, celles-ci s’appliquent naturellement aux transactions SuiteProcurement. Par exemple, si vous exigez l’approbation du CFO pour toute dépense dépassant le budget d’un certain pourcentage, cette logique peut être intégrée au flux d’approbation, et la demande d’achat SuiteProcurement s’y conformera. Les flux financiers de NetSuite sont intégrés à ce niveau – les bons de commande générés seront immédiatement pris en compte dans les calculs budgétaires, et toute règle de validation budgétaire sera appliquée cfotech.com.au. Du point de vue de l’administrateur, c’est un souci en moins : vos données d’approvisionnement et vos données financières sont dans le même système, donc vous n’avez pas besoin d’intégrations séparées ou de processus de rapprochement pour avoir une vue d’ensemble complète.
Formation et gestion du changement : Lors de l’intégration de SuiteProcurement aux processus existants, prenez le temps de former vos utilisateurs finaux et vos approbateurs. La bonne nouvelle est que l’interface est intuitive (modèle de panier d’achat pour les utilisateurs, et écrans d’approbation standard pour les gestionnaires). Insistez sur le fait que cet outil remplacera ou améliorera les anciennes méthodes en place (courriels, feuilles de calcul, portails d’achats distincts, etc.). Vous pouvez commencer par un projet pilote avec un service pour affiner le processus, puis étendre le déploiement aux autres. Comme plusieurs équipes sont concernées (employés, approbateurs, comptes fournisseurs, etc.), recueillez leurs commentaires et ajustez au besoin. Par exemple, vous pourriez constater que les notifications par courriel par défaut pour les approbations ne sont pas suffisantes, et décider de créer un courriel personnalisé ou un rappel via SuiteFlow – ce qui est possible puisque toutes les données sont dans NetSuite.
En somme, SuiteProcurement est conçu pour fonctionner main dans la main avec les capacités existantes de NetSuite, et non de manière indépendante. Oracle NetSuite l’a conçu de manière à ce que les flux financiers et d’approvisionnement soient connectés pour une expérience fluide cfotech.com.au. En tant qu’administrateur, vous verrez que l’adoption de SuiteProcurement repose davantage sur la configuration que sur un développement lourd – vous configurez les catalogues, les règles d’approbation et les préférences, plutôt que de créer une intégration à partir de zéro. Et en tant que développeur, si vous devez l’étendre (par exemple, pour l’intégrer à un système tiers ou ajouter des validations personnalisées), vous utilisez les mêmes outils SuiteScript/SuiteTalk que pour toute personnalisation NetSuite.
SuiteProcurement dans NetSuite 2025.1 est un ajout puissant pour toute organisation souhaitant automatiser les achats tout en maintenant des contrôles stricts sur les budgets et les approbations. Nous avons vu comment le configurer – activer la fonctionnalité, connecter les catalogues fournisseurs via punchout – ainsi que le fonctionnement du processus de bout en bout : les employés achètent auprès de fournisseurs approuvés, les demandes d’achat sont automatiquement créées et acheminées pour approbation, puis les bons de commande sont envoyés et suivis jusqu’à la facturation fournisseur. Tout au long du processus, NetSuite applique vos règles internes, qu’il s’agisse de savoir qui peut approuver quoi ou combien peut être dépensé par catégorie.
En maîtrisant SuiteProcurement, les administrateurs et développeurs NetSuite peuvent offrir une expérience d’achat plus fluide aux employés (fini les formulaires de demande d’achat lourds), réduire la charge manuelle pour les équipes d’approvisionnement et de comptabilité fournisseurs, et améliorer la visibilité sur les dépenses pour la finance. La conformité est intégrée – vous achetez auprès de fournisseurs privilégiés avec des prix négociés, vous suivez des workflows d’approbation prédéfinis, et vous respectez les budgets. Comme le souligne Oracle, cette solution aide les entreprises à contrôler chaque achat, de la demande au paiement, et à exécuter des achats plus conformes et rentables cfotech.com.au.
Pour ceux qui débutent, profitez de la documentation et des notes de version de NetSuite – Oracle fournit des instructions détaillées (dont plusieurs ont été citées ici) pour configurer le SuiteApp SuiteProcurement et établir les connexions avec Oracle Business Network. En pratique, commencez avec un ou deux fournisseurs (comme Amazon et Staples) et un sous-ensemble d’utilisateurs pour piloter le processus. Vous constaterez probablement des gains rapides en efficacité et en précision des données. Ensuite, vous pourrez élargir à d’autres fournisseurs (OBN pourrait ajouter d’autres options punchout avec le temps) et affiner vos workflows.
Maîtriser SuiteProcurement signifie que votre entreprise peut acheter de manière plus intelligente et plus rapide, sans sacrifier le contrôle. En quelques étapes de configuration, vous transformez NetSuite en un hub d’approvisionnement centralisé qui respecte vos budgets et processus d’approbation. C’est un excellent exemple des innovations de NetSuite 2025 qui aident les administrateurs et développeurs à automatiser les processus et à accroître la productivité. Bons achats, et profitez de cette nouvelle efficacité dans votre cycle de la demande au paiement !
Sources : Notes de version 2025.1 de NetSuite et documentation sur SuiteProcurement zastro.com ; annonces produit Oracle NetSuite cfotech.com.au ; et conseils d’implantation de partenaires experts sur SuiteProcurement emphorasoft.com.
